会議が時間泥棒だと思うならまず回数を減らすのが良いと思う

主夫のぽぽ(@carp0p0)です。

最近いろんな会議に出ています。

会議(かいぎ、英: meeting/ミーティング、conference/カンファレンス)は、関係者が集まって特定の案件について相談をし、意思決定をすること。またはその集合のことである。

会議 – Wikipedia

会社に属しているわけではないんですが、何だかんだで一人で仕事を完結できるわけではないので、いろんな人との関わりの中でどうしても必要となってきます。

仕事だけじゃないですよね。

PTAや子ども会などの地域活動からプライベートな部分まで、複数人で集まって話し合うことがあれば、それは会議と言ってもいいかもしれません。

でもね、会議って嫌われるじゃないですか。時間取られるし。

僕も好んで会議をやりたいとは思わないけど。

そんなこんなで考えたことを。

会議は何のためにやるの?

最初に引用したウィキペディアをそのまま読んでほしいんですが、会議の目的は間違いなく【意思決定をすること】です。

その意思決定までのプロセスとして意見を出し合うという部分があります。

これを総称して会議と呼びますよね。

そうですよね?

なので、最終的に意思決定されないものは会議ではないという事になります。

たまにありませんか?

報告事項をひたすら読み上げたり、会社で言えば上司が一方的に喋って終わり的なやつ。

これはそもそも会議ではないんですね。

ということで会議と名前をつけるのはやめましょう。

報告事項確認会とか部長独演会とかにします?

まあ冗談はよしこちゃんとして。

ここまでは結構当たり前のことを言ってるとは思うので、問題ないとは思います。

え?会議と称してまだ報告事項確認会とかやってるって?それなら今すぐやめましょう!

多分やめても困らないはずです。

会議は8分の1に出来る

んで今日はその先の話。

会議の時間は8分の1に出来るって聞いたことありますか?

聞いたことも見たことも食べたことも無いという人はこの本を読みましょう。

著者の川島高之さんがおっしゃってるのは、会議は「時間を半分」「人数を半分」「回数を半分」にすることで8分の1にスリム化できるよねってことです。

最初にこの話を聞いたときに、「え?半分が3つで6分の1じゃね?」って思ったことを僕は恥ずかしくて周りの誰にも言えてません。笑

で、この「時間」「人数」「回数」の中で一番最初に手をつけたほうがいいのはどれなのか?

僕は勝手に回数だと解釈してます。

答えは単純。

会議って諸々の準備とか、最初にアイスブレイク的に議長が喋ったりとか、そういう議論以外の部分も結構あるでしょ?

それが2回の会議だったら2回だけど、1回にまとめる事が出来るなら一度で済むから。

だから2時間の会議が2回予定されていたとして、それを一度にまとめたとしても単純に4時間とはならないと思うんです。

そもそも4時間も会議やりたいなんて人は少ないでしょうし。

ぽぽ、考えた

会議ってもちろん大切なんだけど、そのもの自体が直接利益を生むわけではありませんよね。

だからなのか、特に営業部門の人って会議嫌いでしょ?

その時間仕事してる感じがしないですもんね。売ってる感覚ないから。

だったらそういう人は個人的に回数を減らすように提案してもいいんじゃないかなと。

これだと人数も減ることになるし、その人にとっては参加する回数も減ることになる。

おーめっちゃいいじゃん!

まあそう簡単ではないかもしれませんけどねー。

でもその会議は自分にとって必要なのか?出ないといけないのか?ってのは考えてみてもいいんじゃないかなーと思います。

ということで今回はこの辺で!

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この記事を書いた人

ぽぽ(片元 彰)

ぽぽ(片元 彰)

ぽぽ(片元 彰)

主夫やりながら働き方改革のコンサルティングをやりながら、NPO法人の理事やったりしてます。
「毎日の行動を1分単位で記録を取る」のが趣味です。
このブログでは好きなこと、好きな考え方などを自由に書いています。